Manual de como utilizar o Pipefy nos negócios

Você sabe como organizar funil de vendas, processo seletivo e reembolsos do seu time em uma só plataforma sem perder nenhuma informação? Ou ainda, você já perdeu algum prazo muito importante? Ficou em dúvida quem era responsável por determinada demanda? No artigo de hoje, vamos te ajudar a gerir melhor os processos no seu negócio com um manual de como utilizar o Pipefy nos negócios, que une a metodologia Kanban e tecnologia para a otimização de processos no seu negócio.

A ferramenta

A metodologia Kanban foi desenvolvida pelo engenheiro japonês Taiichi Ohno no final da década de 1940, dentro das fábricas da Toyota. Buscava aumentar a produtividade e dinamizar a produção dentro da ideia do Just-in-time, ou seja, produzir aquilo que era necessário no tempo certo.

Na atualidade, novas ferramentas auxiliam pequenos e grandes negócios utilizando a metodologia Kanban. A ferramenta de destaque utilizada por empresas como Santander, Volvo e Toyota é o Pipefy. Mas o que essa ferramenta pode ajudar nos negócios?

A primeira possível utilização é na criação do processo de vendas, sendo possível criar o CRM (Customer Relationship Management) bem estruturado para diminuir possíveis gargalos durante o processo.

A segunda possível utilização está relacionada ao processo seletivo, desde a inscrição até o resultado, o que possibilita gerenciar todas as fases sem sair do Pipefy. Por fim, o pedido de reembolso se torna mais eficiente, garantindo que todo os valores sejam analisados e pagos dentro do prazo.

Dentro da ferramenta, você encontrará termos como:

• Pipe: Espaço onde se encontram os processos do negócio;
• Databases: É o banco de dados, onde são armazenadas as informações a consultar;
• Fases: Se refere as etapas do processo;

• Card: “Cartão” em que as informações sobre a demanda estão, como nome, responsáveis, horário de criação, dentre outras.

Motivos para utilizar

O Pipefy pode te ajudar durante todo o processo do seu negócio. Como? Definido as etapas do seu processo, a ferramenta permite que você:

1. Automatize o envio de e-mails;
2. Defina automaticamente os responsáveis pela demanda, além de notificá-los;
3. Sinalize o prazo de vencimento das demandas
4. Crie etapas de validação antes de mover para outras fases.Perder prazos? Se perder com as demandas? Utilizando a metodologia Kanban no Pipefy, você consegue se organizar da melhor forma possível.

Como fazer?

Primeiramente, a melhor forma de extrair ao máximo as funcionalidades do Pipefy é entender os processos que acontecem em seu negócio, seja na área comercial, financeira ou de recursos humanos. A partir desta etapa, outras medidas podem ser feitas:

1. Analisar se existe algum gargalo durante as fases do seu processo;
2. Definir as áreas e pessoas responsáveis por aquela demanda;
3. Delimitar o prazo total para realização da demanda e o tempo máximoque pode ficar em uma fase e
4. Buscar responder perguntas como:é necessário emitir algum documento ou recibo nesta fase? Alguém é responsável por aprovar ou não tal card? Preciso enviar e-mail ao responsável ou a outro membro interno? Preciso avisar a quem criou o card?
5. Finalizada a etapa de mapeamento do processo, é extremamente necessário que se analise a necessidade de melhorar esses processos para que possíveis gargalos não sejam passados para o Pipefy e toda a otimização do processo seja desperdiçada.

A última parte é passar todo o processo para a plataforma, dividindo as etapas nas fases, automatizando os card, criando os gatilhos (ação que dispara a automatização) para enviar os e-mails, definir os responsáveis de cada processo e das fases, dentre outras etapas.

Com todos os processos mapeados e melhorados, os resultados de empresas que utilizaram o Pipefy foram aumentados, como a James Delivery e Samsonite.

Conclusão

O Pipefy é uma ferramenta incrível, de fácil utilização e vale a pena investir na ferramenta. Porém, para que esse investimento tenha retorno, é necessário mapear e analisar os processos para padronizar e otimizar tais fluxos de demanda, tendo como resultado o atingimento de metas e objetivos. Para te ajudar, oferecemos o serviço de Mapeamento e Análise de Processos, que consiste em mapear, estudar e otimizar os processos do seu negócio e torná-los dinâmicos, fazendo com que seu negócio decole.